In deze algemene voorwaarden, en in een overeenkomst waarop deze toepasselijk zijn, wordt verstaan:
1.1 onder opdrachtgever: de (rechts)persoon, die aan opdrachtnemer een opdracht heeft verstrekt tot advisering over, organisatie van, of uitvoering van een evenement.
1.2 onder opdrachtnemer: de (rechts)persoon, die zich jegens opdrachtgever heeft verbonden tot advisering over, organisatie van, of uitvoering van een evenement, dan wel die zich -in het offertestadium- bereid is zich daartoe te verbinden.
1.3 onder overeenkomst: een overeenkomst tussen opdrachtgever en opdrachtnemer tot advisering over, organisatie van, of uitvoering van een evenement.
1.4 onder artiest: iedere artiest (in de meest ruime zin), spreker of musicus, alleen of in groepsverband, die zich jegens opdrachtnemer tot het geven van een optreden heeft verbonden.
1.5 onder productiedatum: de (eerste) dag waarop het krachtens een overeenkomst door opdrachtnemer te organiseren of uit te voeren evenement zal plaatsvinden.
1.6 onder locatie/ tijd: de met opdrachtgever overeengekomen plaats en tijd van uitvoering van een (gedeelte van een) evenement.
1.7 onder uitkoopsom: de all-in prijs voor het desbetreffende onderdeel van een door opdrachtnemer te organiseren of uit te voeren evenement waarop deze term betrekking heeft, met inbegrip van belastingen (uitgezonderd omzetbelasting), premieheffing, indien van toepassing.
Artikel 2 – Toepasselijkheid van voorwaarden
2.1 Deze algemene voorwaarden maken deel uit van alle offertes van en overeenkomsten met opdrachtnemer waarin naar deze voorwaarden wordt verwezen.
2.2 Afwijkende bedingen en eventuele algemene voorwaarden van opdrachtgever gelden slechts indien en voor zover deze uitdrukkelijk door opdrachtnemer schriftelijk zijn aanvaard.
Artikel 3 – Offertes
3.1 Offertes van opdrachtnemer gelden als een uitnodiging aan een potentiële opdrachtgever tot het doen van een onherroepelijk aanbod om een overeenkomst te sluiten als in de offerte beschreven.
3.2 Offertes van opdrachtnemer hebben een geldigheidsduur van 14 kalenderdagen. Deze dient door de opdrachtgever voor akkoord getekend en geretourneerd te worden.
3.3 Alle prijzen die vermeld worden met betrekking tot decor zijn huurprijzen en het decor blijft eigendom van de opdrachtnemer.
3.4 Indien een offerte wordt gevraagd en door de opdrachtnemer wordt uitgebracht, zonder dat een overeenkomst tot stand komt, is de opdrachtgever alle kosten ter voorbereiding van de overeenkomst (foto’s, ontwerpen, maquettes, tekeningen etc. alsmede het arbeidsloon) verschuldigd, tenzij anders overeen gekomen.
Artikel 4 – Uitvoering van een overeenkomst
4.1 Opdrachtnemer zal elke overeenkomst naar beste kunnen uitvoeren, en is gerechtigd bij en voor de uitvoering van een overeenkomst derden in te schakelen.
4.2 Indien tijdens de uitvoering van een overeenkomst wijzigingen van het oorspronkelijke plan noodzakelijk zijn, is de opdrachtnemer gerechtigd deze wijzigingen/ aanpassingen door te voeren zonder dat daarvoor toestemming van de opdrachtgever is vereist. Voor zover deze wijzigingen/ aanpassingen meerwerk tengevolge hebben, zal dit geschieden voor rekening van de opdrachtgever en zal dit meerwerk aan deze afzonderlijk worden gefactureerd.
4.3 Reclames naar aanleiding van de uitvoering van een overeenkomst dienen zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vijf kalenderdagen nadat de uitvoering is voltooid, per aangetekende brief aan opdrachtnemer medegedeeld te worden, zulks op straffe van verval van welke aanspraak dan ook.
4.4 Geringe afwijkingen in de uitvoering, ook in esthetische zin, leveren geen grond op tot reclame.
4.5 Het verminderen van het aantal gasten door de opdrachtgever kan tot uiterlijk 10 kalenderdagen voor productiedatum schriftelijk geschieden, indien de totale wijziging niet meer dan 10% van het oorspronkelijke aantal betreft. Vermindering van het aantal gasten na deze datum zal niet leiden tot een vermindering van de uitkoopsom.
4.6 Bij vermeerdering van het aantal gasten voor de productiedatum, alsmede indien op de productiedatum blijkt dat het aantal gasten meer is dan schriftelijk overeengekomen, zal dit als meerwerk worden beschouwd. Voor dit meerwerk zal de opdrachtgever afzonderlijk worden gefactureerd. Ter zake het aantal gasten dat het evenement hebben bezocht, geldt de door Opdrachtnemer uitgevoerde telling als bindend.
4.7 Dieetwensen kunnen uiterlijk een week voor productiedatum door de opdrachtgever worden doorgeven.
Artikel 5 – Verantwoordelijkheden opdrachtgever
5.1 Opdrachtgever dient zelf zorg te dragen voor de toestemming van derden, vergunningen en betaling van legeskosten die benodigd zijn voor uitvoering van een overeenkomst.
5.2 Opdrachtgever is zelf verantwoordelijk voor het handelen en nalaten van de bezoekers van een krachtens een overeenkomst door opdrachtnemer georganiseerd of uitgevoerd evenement.
5.3 Electriciteits-, gas-, water-, licht- en rioleringsvoorzieningen dienen door de opdrachtgever zelf te worden verzorgd.
5.4 Tenzij anders overeengekomen, zal opdrachtgever op eigen kosten zorgen voor voldoende maatregelen om de veiligheid te waarborgen van artiesten en bezoekers van een krachtens een overeenkomst georganiseerd of uitgevoerd evenement. Indien reeds afspraken zijn gemaakt over vorenbedoelde maatregelen, is opdrachtnemer niettemin gerechtigd om aanvullende eisen ter zake te stellen, wanneer gewijzigde omstandigheden daartoe nopen.
5.5 Indien opdrachtgever onvoldoende maatregelen neemt om een veilige uitvoering van een evenement te garanderen, is opdrachtnemer gerechtigd het evenement geheel of gedeeltelijk geen doorgang te laten vinden, zonder dat opdrachtgever enige aanspraak kan maken op een schadevergoeding of korting op de met opdrachtnemer overeengekomen prijs.
5.6 Voor zover er gewerkt wordt met goederen en materialen, welke door de opdrachtnemer ter beschikking worden gesteld, is de opdrachtgever verplicht deze goederen en materialen in dezelfde staat weer aan de opdrachtnemer op te leveren.
Artikel 6 – Opschorting / annulering
6.1 Opdrachtnemer is gerechtigd de uitvoering van een overeenkomst op te schorten, zodra hij gegronde vrees heeft om aan te nemen dat opdrachtgever niet volledig aan zijn verplichtingen uit deze of andere overeenkomsten zal (kunnen) voldoen
6.2 Annulering door opdrachtgever dient schriftelijk en gedateerd te geschieden. Aan een mondelinge annulering kan de klant geen rechten ontlenen. Men kan pas spreken van annulering, wanneer deze getekend is door opdrachtgever en in bezit is van de opdrachtnemer.
Bij uitstel of annulering door opdrachtgever is deze gehouden aan opdrachtnemer een vergoeding te betalen op basis is van het navolgende percentage:
(a) in geval van annulering uiterlijk honderdtwintig kalenderdagen voor de productiedatum, 50% van de uitkoopsom;
(b) in geval van annulering in de periode liggend tussen honderdtwintig kalenderdagen en dertig kalenderdagen voor de productiedatum, 75% van de uitkoopsom;
(c) in geval van annulering tot uiterlijk dertig kalenderdagen voor de productiedatum, 100 % van de uitkoopsom.
Onverminderd het recht van de opdrachtnemer de werkelijk geleden schade te vorderen indien dit meer bedraagt. Indien de opdrachtgever het evenement uitstelt wordt dit gezien als annulering tenzij in onderlinge overeenstemming met opdrachtgever een nieuwe productiedatum wordt vastgesteld waarop het evenement doorgang kan vinden en overeenstemming is bereikt ten aanzien van de uitkoopsom.