Evenement organiseren: Stip aan de horizon, begin met de doelstelling

Ga je een evenement organiseren maar heb je geen doelstelling? Dan zul je er genoegen mee moeten nemen dat iedereen het “wel leuk” vond. Maar met enkel de glimlach van je gasten bereik je nog niet zoveel. Ieder succesvol evenement dat binnen de marketingmix past, begint met een helder doel voor ogen. Ofwel, een stip aan de horizon waar je het hele proces naar toe gaat werken.

Wat wil je bereiken?

Hoe kom je dan tot een heldere doelstelling als je een evenement gaat organiseren? Vraag jezelf in eerste instantie af wat je wilt bereiken. Ook als je nog geen doelstelling hebt geformuleerd, dan heb je hier vast al wel een idee over. Wil je ervoor zorgen dat je doelgroep je product beter begrijpt en meer betrokken is? Of wil je de loyaliteit van de werknemers verhogen door ze in het zonnetje te zetten? Je kunt ook een netwerk-evenement organiseren met het doel om kennis over te dragen of mensen met elkaar te verbinden.

Ga om de tafel zitten

De doelstelling van je evenement is ontzettend belangrijk en alles bepalend. Welk thema je kiest en welke boodschap je uit wilt dragen hangen hier bijvoorbeeld van af. Maar ook of je de organisatie zelf op je neem of dat je dit uitbesteedt aan een creatief evenementenbureau. Ga daarom met een paar mensen om de tafel zitten en zorg ervoor dat je doel zo concreet mogelijk wordt. Dit helpt je tijdens de evaluatie van het evenement enorm met bepalen of het event geslaagd was.

SMART doelstellingen voor je evenement

Om uiteindelijk te bepalen of je evenement geslaagd was, moet de doelstelling specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden zijn. Oftewel SMART. Meer betrokken medewerkers is dus geen goede en SMART doelstelling, want wanneer heb je dit doel behaald? Wel zou je kunnen zeggen dat de betrokkenheid van medewerkers na het evenement met 20% gestegen moet zijn. Aangezien een evenement organiseren een behoorlijke investering is, is het van belang dat je weet wat dit oplevert.

Weet je wat je wilt bereiken en heb je je stip aan de horizon gezet? Mooi! Dan wordt het tijd om te bedenken of je het event zelf wilt organiseren of dat je kiest voor een evenementenbureau.

Stap 2: Zelf of kies je een eventbureau?