Evenement organiseren: Een goed communicatietraject is het halve werk!

Iedereen die ooit een evenement heeft georganiseerd kent het wel: de angst voor een lage opkomst. Uit ervaring weten we dat een goed communicatietraject kan leiden tot een onverwacht hoge opkomst. Hierdoor creëer je namelijk betrokken gasten die je enthousiast maakt en naar het event toe laat leven. Daarnaast zorgt het natraject ook voor een blijvende herinnering. En dat is nu precies hetgeen dat een event onvergetelijk maakt!

Klinkt logisch! Maar hoe zorg je nu voor zo’n effectief communicatietraject? Het start allemaal met een goed concept dat aansluit bij de doelgroep van het evenement. Je hebt dit vormgegeven tijdens de brainstormsessie. Je doelgroep en het overkoepelende thema geven vorm aan je communicatietraject. In dit artikel vertellen we je hoe jij kunt zorgen voor betrokken gasten en een hoge opkomst voor je event.

Save the date!

Wil je een evenement organiseren met een zo hoog mogelijke opkomst? Dan is het belangrijk dat je vroeg in contact komt met je doelgroep en deze op tijd op de hoogte brengt van het evenement. Zo heeft iedereen de mogelijkheid om deze dag vrij te houden of tijd vrij te maken.

Maar hoe zorg je er dan voor dat mensen deze dag dan ook daadwerkelijk vrij houden? Maak een Save the Date! Je kunt deze op verschillende manieren vormgeven. Belangrijk om te vermelden zijn natuurlijk de datum en de tijd van het event. Niet minder belangrijk is het om ervoor te zorgen dat je de aandacht wekt, want dat zorgt voor nieuwsgierige gasten. Afhankelijk van het thema, het bedrijf en het type gasten maak je een keuze voor een passende Save the Date.

De uitnodiging

Als het goed is heb je je gasten nieuwsgierig gemaakt met de Save the Date. Laat ze niet te lang in spanning en verstuur kort daarna de uitnodiging. Het overkoepelende thema moet ook terugkomen in de uitnodiging. Zo zorg je voor een zichtbaar verband tussen de Save the Date en de uitnodiging.

Een paar belangrijke punten die in de uitnodiging opgenomen moeten worden zijn: datum, tijd, locatie, aanleiding van het evenement, de aanmeldprocedure en de uiterste aanmelddatum. Als organisator van een evenement kun je de aanmeldingen zelf bijhouden, maar je kunt er ook voor kiezen om gebruik te maken van een deelnameregistratie website.

Herinnering

Het is ongeveer 2 weken geleden dat de uitnodiging is verstuurd. Nog 1 week tot de uiterste aanmelddatum. Hoe staat het met de aanmeldingen? Stuur je gasten nog een herinnering. Zorg er met deze herinnering voor dat je de gasten die zich nog niet hebben aangemeld overtuigt. Je kunt ze overtuigen door bijvoorbeeld een tipje van de sluier op te lichten. Vertel welke artiesten er komen of welke sprekers zijn uitgenodigd. Laat je gasten zien dat ze dit event niet mogen missen, bijvoorbeeld door een leuke video te maken.

Leuk dat je er was!

Het compleet uitgewerkte communicatietraject heeft pas echt zin gehad als je je gasten achteraf ook betrokken houdt. Laat ze zien dat het wordt gewaardeerd dat ze er waren. Stuur een week na het evenement een bedankje. Mooi als dit aansluit bij het thema en ze herinnert aan het evenement!

Stap 6: Praktische checklist of alles klaarstaat voor je event!