Evenement organiseren: Zelf of kies ik een eventbureau?

Je hebt een heldere doelstelling van je evenement voor ogen, maar nu nog alles regelen… Dan is de volgende vraag of je dit zelf gaat doen of dat je een vakkundig, specialistisch en creatief evenementenbureau inschakelt. Het is ontzettend leuk om een evenement te organiseren, maar wij weten als geen ander dat hier heel veel bij komt kijken. Het kan dan ook heel fijn zijn om hulp te krijgen van een ervaren eventbureau en nog fijner zij kunnen je volledig ontzorgen.

Hoe werkt een evenementenbureau?

Van een evenementenbureau kun je ondersteuning tijdens de hele aanloop naar en tijdens het event zelf verwachten. Zo weet je zeker dat er in ieder stadium wordt gewerkt aan het halen van jouw doelstelling.

Brainstormen

Naar aanleiding van een aantal wensen die door jou en je bedrijf zijn opgesteld gaat het evenementenbureau aan de slag. Er wordt gebrainstormd over de tofste ideeën die perfect bij het bedrijf en de doelgroep passen. Van de locatie, het entertainment en welke hapjes en drankjes daarbij passen.

Pitch

De ideeën kunnen nog zo leuk zijn, ze moeten natuurlijk wel echt bij jullie als bedrijf passen. In de vorm van een pitch wordt de uitkomst van de brainstorm aan jullie voorgelegd. Op basis van de pitch en een offerte met sfeerbeelden kunnen er nog aanpassingen gemaakt worden of wordt er een GO gegeven.

Tot in de puntjes regelen

Het evenementenbureau gaat aan de slag om het evenement tot in de puntjes te regelen. Alles wordt uit handen genomen en op tijd klaargezet op de locatie.

Aanwezig tijdens het evenement

Daarnaast zullen we ook op het evenement aanwezig zijn om alles te verzorgen en ervoor te zorgen dat alles goed loopt. Kortom geniet zelf volop en alles wordt voor je geregeld.

Wat moet een bureau allemaal van je weten?

Een goede voorbereiding is het halve werk! Ga je samenwerken met een bureau? Verzamel dan alvast de volgende informatie voor je een offerte aan gaat vragen:

Aanleiding van het evenement

Is het een personeelsfeest, kick-off, een opening, productpresentatie of een bedrijfsuitje? Wat willen jullie vieren of mededelen aan de gasten? Hierdoor weten we wat het doel is van het evenement en kunnen we daar een programma omheen bouwen.

Wat voor soort gasten komen er?

Als evenementenbureau weten we graag wat voor soort gasten er komen. Is het een hechte groep of kennen de gasten elkaar niet of amper? Geef ook aan wat de leeftijd van de gasten ongeveer is. Dit is namelijk erg bepalend voor de opstelling van het event.

Wat zijn de eisen voor een locatie?

Heb je al een locatie voor ogen? Wordt het een van onze eigen locaties of heb je zelf een locatie? Wanneer je nog niet over een locatie hebt nagedacht willen we hier graag bij helpen. Waar moet de locatie ongeveer liggen? Zijn er eisen waar de locatie aan moet voldoen? Denk bijvoorbeeld aan mindervalide voorzieningen.

Evenementenbureau inschakelen!

Toch alles zelf regelen?

Wanneer je er voor kiest om alles zelf te regelen is het belangrijk om van te voren al een idee te hebben wat er bij komt kijken. Download onze checklist hier.

Checklist: Hoe organiseer je een event? Stap 3: Tips voor een effectieve brainstorm