Evenementenbureau kiezen: voorkom Fyre Festival flop!

Een geweldig event organiseren is niet voor ieder evenementenbureau weggelegd, dat bewijst de Netflix documentaire Fyre wel. Op papier had het een spectaculair event moeten worden, Fyre Festival op de Bahama’s. Maar het liep uit op een grote mislukking. Met tentjes en drijfnatte matrassen, kleffe boterhammen met kaas, en geen artiesten… Kortom: “The greatest party that never happened.”

Zo’n fiasco als Fyre Festival wil jij natuurlijk voorkomen. Maar hoe kies je een betrouwbare partner met de juiste kennis en ervaring voor het organiseren van jouw event?

Events als onderdeel van de communicatie- en marketingmix

Er komt veel kijken bij het organiseren van een evenement. Steeds meer bedrijven schakelen daarom een evenementenbureau in. Sommige event organisators richten zich met name op bedrijfsuitjes en bieden enkel kant-en-klare pakketten aan.

Wij zien events als onderdeel van de communicatie- en marketingmix. Een evenement is bijvoorbeeld hét perfecte moment om brand activation in te zetten, om zo je sales te verhogen.

Maar genoeg over event marketing. Het is tijd om een evenementenbureau te kiezen! In dit artikel leggen we je in drie stappen uit hoe je je keuze iets makkelijker kunt maken.

Stap 1: Zelf doen of (deels) uitbesteden

Wil je het evenement zelf organiseren of wil je het (voor een deel) uitbesteden? Daar kom je achter door te bepalen wat voor event je wilt organiseren. Verzamel een groep mensen binnen je bedrijf. Dit is je event organisatie team! Inventariseer samen de behoeften die er vanuit jullie bedrijf zijn, met betrekking tot het event.

Ieder bureau heeft zijn eigen specialismen en werkwijze. Welke evenementenorganisators passen het beste bij jouw bedrijf, het type event wat je wilt organisatie en de doelstellingen die daarbij horen?

Gaan jullie voor een evenementenbureau dat het complete traject van concept tot realisatie bedenkt, uitrolt en uitvoert? Een bureau dat óók met je meedenkt over het communicatietraject, de wet- en regelgeving en het meetbaar maken van de Return On Events? Of neem je genoegen met een bureau met enkel kant-en-klare events?

Stap 2: Evenementenbureaus vergelijken

Wanneer je je eerste selectie hebt gemaakt is het tijd om de evenementenbureaus met elkaar te vergelijken.

Laat je inspireren! Bekijk het portfolio van de bureaus en zoek naar reviews, bijvoorbeeld op Google en Facebook. De betrouwbaarheid van je potentiële partner is tenslotte ook niet onbelangrijk!

Tip: kijk of het eventbureau is aangesloten bij branchevereniging IDEA!

Heeft het evenementenbureau ervaring met het soort event wat jij wil organiseren? En word je enthousiast van alle creatieve events voor opdrachtgevers die jou voorgingen?

Meer inspiratie nodig voor jouw event? Lees dan snel de event trends van 2019.

Stap 3: Brainstormen, pitchen en go!

Tijdens een gesprek of brainstorm met het eventbureau kom je er pas écht achter of er een klik is. Of ze weten waar ze het over hebben. Of ze oprecht enthousiast zijn. En of ze beschikken over de juiste mentaliteit om van jouw event hét spektakel van het jaar te maken!

Laat je een bureau pitchen? Zorg dan van te voren voor een heldere event briefing. Veel grotere bedrijven kiezen ervoor om twee à drie bureaus te laten pitchen en een offerte te laten uitbrengen.

In je event organisatie team bespreek je van te voren op welke punten jullie het bureau gaan beoordelen. Gaat het event een sterke toevoeging aan je marketing- en communicatiemix vormen? Is het creatief, innovatief en interactief? Past het binnen het budget en is er nagedacht over het hele traject?

Tijd om de knoop door te hakken! Is dit het eventbureau waarmee jij jouw eventmarketing naar ‘the next level’ weet te krijgen? Dan is het tijd om een definitieve keuze te maken!

Ga je een evenement organiseren en heb je hulp nodig? Download ons handige stappenplan!

Stappenplan: Evenement organiseren