Zo maak je een goede event briefing voor je evenementenbureau

Ga je een evenement organiseren met een evenementenbureau? Als je dit niet vaak doet kan het lastig zijn om een goede doelstelling voor je evenement te bepalen. En dat terwijl dit een heel belangrijk onderdeel is. Zonder doelstelling weet je namelijk niet of je event geslaagd was. Ben je nog aan het twijfelen of je zelf aan de slag moet gaan, of dat je een evenementenbureau wil inschakelen? Lees dan eerst hier onze blog over deze keuze!

Gelukkig kunnen onze Bedenkers van Beleving je helpen bij het bepalen van de juiste doelstelling. Om ervoor te zorgen dat we sneller tot de kern komen, helpt het om een goede briefing voor het evenement dat je wil organiseren aan te leveren. Misschien weet je niet goed waar je van tevoren allemaal over na moet denken. Daarom vertellen we in dit artikel waar een goede event briefing aan een evenementenbureau aan moet voldoen.

Direct je event briefen? Gebruik ons handig briefingsdocument!

Interactief briefingsdocument            Download de PDF

Wie zijn jullie?

Als eerste is het belangrijk om wat te vertellen over je bedrijf. Wie zijn jullie? Hoe is de bedrijfscultuur? Geef aan of iedereen formeel of juist informeel met elkaar omgaat en hoe de sfeer op de werkvloer is. Kennen alle collega’s elkaar goed of hebben jullie juist meerdere vestigingen waarvan de medewerkers elkaar (bijna) nooit zien? Geef daarnaast aan wat de kernwaardes van het bedrijf zijn en vertel wat over de geschiedenis, jullie visie en imago.

Wat is de aanleiding?

Ook is het natuurlijk van belang om het evenementenbureau waar je mee samenwerkt te vertellen wat de aanleiding van het event is. Heb je bijvoorbeeld een jubileum dat gevierd moet worden of wil je de betrokkenheid van je medewerkers verhogen? Misschien heb je wel een nieuw product gelanceerd of is er behoefte aan brand activation om de betrokkenheid bij je merk te verhogen. Omschrijf zo duidelijk en compleet mogelijk waarom jullie een evenement willen organiseren.

Wie is de doelgroep van het evenement?

Organiseer je het evenement voor klanten, relaties of werknemers? Of wil je juist een evenement organiseren om een hele nieuwe doelgroep te bereiken? Zeker bij een nieuwe doelgroep is het belangrijk om helder in te kaderen wie je precies wil bereiken. Zeg dus niet dat bijvoorbeeld “bijna afgestudeerden” je doelgroep zijn voor een wervingsevent maar geef zoveel mogelijk kenmerken van de doelgroep aan. Een betere omschrijving zou bijvoorbeeld zijn: “bijna afgestudeerden in de IT-sector uit de regio Utrecht”. Bedenk ook alvast hoeveel gasten je uit wil nodigen.

kerstfeest organiseren kerstborrel

Besteed je het communicatietraject uit aan het evenementenbureau?

Al lang voordat het event begint en ook daarna ben je al bezig met het communicatietraject. Een evenement heeft de beste kans van slagen als dat vanaf het begin tot het einde naadloos op elkaar aansluit. Een full-service evenementenbureau kan naast het organiseren van het evenement ook het hele communicatietraject voor je verzorgen. Laat in de event briefing weten of je hier behoefte aan hebt en hoe je het graag wil zien.

Wat verwacht je van het te organiseren evenement?

Jullie hebben zelf vast al wat ideeën over hoe het evenement eruit moet zien. Geef aan wat voor soort locatie de voorkeur heeft. Organiseer je het event liever in-house of op een externe locatie en wat voor locatie dan? Hebben jullie al nagedacht over een thema of de sfeer die er moet zijn? Geef het ook aan als er bepaalde wensen zijn rondom het entertainment en hapjes en drankjes.

In een goede event briefing wordt ook het beschikbare budget opgenomen. Zo weet het evenementenbureau hoe los ze precies kunnen gaan met hun ideeën en concepten. Denk daarnaast ook na over zaken die zeker aanwezig moeten zijn en welke zeker niet. Als je eerder al evenementen hebt georganiseerd helpt het ook om aan te geven wat er toen wel en niet goed ging. Het wiel hoeft natuurlijk niet steeds opnieuw uitgevonden te worden.

Hoe ziet het pitchtraject eruit?

Als laatste geef je in de briefing voor het evenement aan hoe het pitchtraject eruit ziet. Wat is het tijdspad en wat nemen jullie mee in de beoordelingen? Daarnaast is het ook prettig om te weten wie er bij de presentatie van het evenementenbuerau aanwezig zullen zijn.

Evenementenbureau Arjan van Dijk Groep

Evenement briefen bij Arjan van Dijk Groep

Door een goede event briefing voor te bereiden voor je evenementenbureau voorkom je dat je nog niet met de juiste antwoorden aan tafel zit. We kunnen zo veel sneller tot de kern komen en je helpen met de juiste doelstelling en invulling voor het event.

Wil je een evenement briefen bij Arjan van Dijk Groep? Om het zo makkelijk mogelijk te maken hebben we hier een document voor gemaakt dat je alleen maar hoeft in te vullen!

Direct je event briefen? Gebruik ons handig briefingsdocument!

Interactief briefingsdocument            Download de PDF